A. 如何做好组织架构
织架构是基于组织目标达成的条件下按照组织原则和流程设计出来的,组织设计有三个关键词,既组织目标,组织原则和设计流程。下面就围绕这三个关键词来阐述组织架构的设计方法。
一、组织目标
任何一家企业,一定是先有组织目标,后有组织架构。组织目标就是企业建立的初衷和存在的价值。比如:培训机构的目标是为学生提供教育和服务,满足学生学习和成长的需要,从而获得生存和发展的机会。要实现教育和服务这个目标,必须要依靠不同的职业团队一起协作才能完成。所以必须搭建组织架构,来实现组织目标。不同的组织目标和不同的目标达成阶段,都有不同的组织架构和组织形式与之相匹配,才能确保目标顺利达成。离开组织目标的组织架构设计是没有任何现实意义的。
二、组织原则
为建立一个完善的管理组织系统,在组织设计中必须遵循的一些基本原则。坚持组织原则是设计组织架构的底线和灵魂,绝不能轻易逾越。组织原则主要有以下八项:
1、服务战略目标原则
2、统一指挥原则
3、专业化原则
4、分工协作原则
5、有效管理幅度与层级适应性原则
6、权责对等原则
7、灵活性原则
8、客户导向性原则
三、设计流程
组织结构好比人的骨骼或房子的框架,要搭建一个成熟的组织体系,就必须从组织架构设计做起。组织架构设计的流程一般分为以下三步:
第一步 设计部门职能结构
一般分为直线职能制、事业部制和矩阵制。
第二步:设计职能部门
按照培训机构的战略目标,阶段任务和发展规模确定使用哪一种职能部门结构以后,就可以进行职能部门的设计了。设计职能部门一般按照确定基本职能,明确中心职能和职能分解这三个步骤来完成。
第三步:设计部门岗位
岗位设计就是在一个部门内按照专业分工和核心工作流程设计出相应的工作岗位,然后根据工作量确定岗位编制人数。分为岗位设计,编制岗位说明书和确定岗位人数。
最后总结一下,组织架构是基于组织目标达成的条件下按照组织原则和流程设计出来的,组织设计要从组织目标,组织原则和设计流程这三个关键词着手。基于战略目标达成和组织原则下的组织设计,才能稳如磐石,基业常青。
B. 如何建立合理的组织架构
组织架构的建立让企业在发展的路上走的更长久,合理的组织架构有助于减少公司运作过程中,处理各项事务流程的不确定性,明确工作内容,澄清员工所关心的问题,那么,小企业如何建立合理的组织架构?
一、组织内各部门有相互协调和沟通的通道
科学的组织框架要能够给各个部门提供清晰的汇报和沟通平台。尤其是对于小型企业,每个人都容易产生“我的角色很重要”的心理,假如没有清晰的汇报和沟通平台,就容易激发内部人员之间的内心不平衡甚至演变成直接冲突。比如几年前在该公司组织架构不明确时,公司行政财务人员总觉得自己每天打卡准时上下班,但业务人员经常上班“迟到”或者下班“早退”,但他们的薪酬却要高很多。在公司制订组织架构后,非常清晰地阐述了每个部门的责权利后,各司其职,按部就班,这种抱怨得到了明显的控制,甚至还经常转换成员工之间的润滑剂。比如业务员上班晚来之后,行政人员就明白他们昨晚肯定是陪客户应酬到比较晚,或者来办公室前还在其他地方处理业务问题等等。而业务人员的待遇,跟他们的业绩是挂钩的,所以,合理的组织框架需要起到这种“相互解释和相互沟通”的作用。
而让组织架构成为内部清晰汇报的有效平台,也具有重要意义。一般而言,汇报平台有两种,一是例会,各部门之间有一个交叉汇报和交流;二是向直接主管领导进行汇报。两者都非常重要,尤其是阶段性的例会能增强公司的凝聚力,激发员工的斗志,分解公司的经营压力等等作用。向直接主管领导的汇报,可以给公司提供直接有效的经营所需要的数据,并能及时发现各部门员工之间存在的问题,然后进行有效的解决。而这点,就是合理的组织架构必须起到的作用。中小型企业的组织架构,切忌成为部门职能的简单堆积和出现重复领导。
二、组织架构需要满足未来3-5年的发展规模和需要
比如公司招聘一个员工负责市场拓展部,虽然这个部门暂时人员不多,但老板一开始对他就提出部门负责人的能力和责任的要求,并给他绘制的远景是这个部门的部长。这样,公司业务的发展,该员工各方面能力、业绩都得到飞速提升的时候,他就不容易产生过度膨胀的欲望或要求。否则,很多员工容易欲望膨胀,自认为经过几年的发展,自己的业绩和管理经验或者各方面的水平都提升了,那么自己的在公司的定位和待遇也应该得到很大的提升。假如有合理的组织架构,就可以合理科学地避免这种现象,并且可以在入职伊始,激励员工不断成长。
而合理的组织架构,除了对公司全体员工起到很好的定位作用之外,还能让员工了解公司的发展方向和前景,从而容易产生归属感。需要强调的是,在某种意义上,员工的稳定对小型企业的重要性要远远大于大企业。因为小型企业发展更多的是靠人;大企业发展除了依靠人之外,还拥有强大的渠道平台和运营平台,换句话说,个人的能力或岗位在大企业的运作上显得不是特别明显。而小型企业,依托恰当的组织架构,每个人都不得不要撑起“头顶一片天”。
三、组织架构内,各部门职责清晰明朗,晋升通道畅通
每个追求进步的员工,在企业里至少有三方面的要求:晋升渠道的清晰和畅通;薪酬体系的明晰并拥有上升通道;再有就是工作的幸福感和归属感。
在这里,强调的是一个合理科学的组织架构,要明确员工的上升空间。比如笔者朋友这家商贸企业,成立销售支持部的时候(组织架构中,销售支持部并未设立部长职位),向新进的每位员工明确两个职责,一是负责销售支持的后勤工作,二是在不影响岗位工作的同时,根据公司的推广模式,每个人还可以尝试销售工作。那么,经过几年的发展,销售支持部可能会有以下两种情况发生:
其一,甲的销售工作做得非常好,那么,公司从员工效益最大化的角度出发,一定将他安排去做销售,然后在编制内再重新招聘销售支持和后勤工作人员。从个人而言,甲的待遇和岗位都得到了提升,从公司而言,公司即获得了利润,又培养了骨干人才。
其二,随着公司的发展,乙的后勤工作做得非常好,同时,乙的工作量也非常饱满,公司自然在编制内招聘新人分担后勤业务,假如乙有一定的领导能力,那么,乙就可以理所当然地晋升为新人的上司或者主管。
所以,科学的组织框架要能够给员工生动描述他们的岗位职责并提供上升通道,而不能仅仅成为一个呆板的条条框框。
C. 什么是企业组织架构
企业组织结构是进行企业流程运转、部门设置及职能规划等最基本的结构依据,常见组织结构形式包括中央集权、分权、直线以及矩阵式等。
企业的组织架构就是一种决策权的划分体系以及各部门的分工协作体系。组织架构需要根据企业总目标,把企业管理要素配置在一定的方位上,确定其活动条件,规定其活动范围,形成相对稳定的科学的管理体系。
没有组织架构的企业将是一盘散沙,组织架构不合理会严重阻碍企业的正常运作,甚至导致企业经营的彻底失败。相反,适宜、高效的组织架构能够最大限度的释放企业的能量,使组织更好发挥协同效应,达到“1+1>2”的合理运营状态。
很多企业正承受着组织架构不合理所带来的损失与困惑。组织内部信息传导效率降低、失真严重;企业做出的决策低效甚至错误;组织部门设置臃肿;部门间责任划分不清,导致工作中互相推诿、互相掣肘;企业内耗严重,等等。要清除这些企业病,只有通过组织架构变革来实现。